Otmar Witzgall arbeitet als selbstständiger Trainer für Microsoft Outlook. Er kennt die Software seit der ersten Version 1997 und hat sich als Autodidakt und leidenschaftlicher Tüftler die meisten Funktionen selbst beigebracht. Seine Expertise gibt er in Seminaren und Kursen weiter. Tipps und Tricks verrät er zudem in seinem Outlook-Blog oder auf YouTube in Form von Video-Tutorials.

Adressen und Kontakte organisieren; Termine dank Kalender und Erinnerungen einhalten

1. Outlook kennenlernen und einrichten ... 8

Ein E-Mail-Konto anlegen ... 10

Outlook automatisch mit einem Konto verbinden ... 14

Outlook manuell mit einem Konto verbinden ... 18

Die Benutzeroberfläche kennenlernen ... 22

Outlook per Touchscreen bedienen ... 28

Mit Ordnern arbeiten ... 30

Zwischen Outlook-Bereichen navigieren ... 32

Die Outlook-Hilfe nutzen ... 34

2. E-Mails verfassen und versenden ... 36

Empfänger, Betreff und Co. eingeben ... 38

Eine E-Mail an mehrere Empfänger versenden ... 42

Text eingeben ... 44

Die E-Mail als Entwurf speichern ... 48

Die E-Mail versenden ... 50

Weitere Sendeoptionen festlegen ... 52

Den Versand überprüfen ... 54

Dateien und Fotos anhängen ... 56

Text gestalten ... 60

Mit Formatvorlagen und Designs arbeiten ... 64

Eine Signatur anfügen ... 68

3. Den Posteingang verwalten ... 70

E-Mails empfangen und lesen ... 72

E-Mails beantworten oder weiterleiten ... 74

Einen Anhang öffnen und speichern ... 78

Lese- und Übermittlungsbestätigungen verwenden ... 82

Lesebereich und Ansichten einstellen ... 84

Eine E-Mail drucken ... 88

4. Nachrichten effizient organisieren ... 90

E-Mails ordnen, verschieben und löschen ... 92

Unterhaltungen aufräumen ... 96

E-Mails automatisch verschieben ... 98

E-Mails suchen ... 104

Suchordner verwenden ... 108

E-Mails kategorisieren ... 110

Nachrichten zur Nachverfolgung kennzeichnen ... 112

Ordner aufräumen ... 114

Nachrichten endgültig löschen ... 120

5. Viren und unerwünschte Werbung abwehren ... 122

Einen Virenscan durchführen ... 124

Spam blockieren ... 128

Versehentlich blockierte Mails zurückholen ... 130

Sicherheitsmaßnahmen festlegen ... 132

6. Fortgeschrittene E-Mail-Funktionen nutzen ... 138

E-Mails filtern und sortieren ... 140

Abläufe mit QuickSteps vereinfachen ... 144

Nachrichten per RSS abonnieren ... 148

Aktivitäten Ihrer Kontakte verfolgen ... 150

7. Ein Adressbuch anlegen ... 152

Einen Kontakt hinzufügen ... 154

Einen Kontakt neu anlegen ... 156

Kontakte bearbeiten ... 158

Kontaktordner erstellen ... 162

Kontakte sortieren und filtern ... 164

Kontakte suchen ... 166

Einem Kontakt Dateien und Notizen hinzufügen ... 168

Kontaktgruppen einrichten ... 170

Kontakte in eine Excel-Datei übertragen ... 172

Kontakte aus Excel importieren ... 176

8. Das Adressbuch für E-Mails verwenden ... 182

Empfänger aus dem Adressbuch wählen ... 184

Eine E-Mail an eine Kontaktgruppe senden ... 186

Visitenkarte abspeichern ... 188

Einen Kontakt als Visitenkarte weitergeben ... 190

9. Termine planen ... 192

Einen Termin anlegen ... 194

Die Erinnerungsfunktion nutzen ... 198

Aus regelmäßigen Terminen eine Serie machen ... 200

Einem Termin Dateien hinzufügen ... 202

Feiertage im Kalender anzeigen ... 204

Geburtstage eintragen ... 206

Besprechungen organisieren ... 210

Eine E-Mail als Termin übernehmen ... 214

Kalenderdaten weitergeben ... 218

Kalender drucken ... 220

10. Aufgaben organisieren ... 222

Aufgaben anlegen und bearbeiten ... 224

Die Anzeige von Aufgaben ändern ... 228

An Aufgaben erinnert werden ... 230

Wiederkehrende Aufgaben festlegen ... 232

Dateien und Notizen anhängen ... 234

11. Mit Notizen arbeiten ... 236

Eine Notiz erstellen ... 238

Notizen einfärben ... 240

Notizen sortieren ... 242

Notizen per E-Mail versenden ... 244

12. Outlook verwalten und anpassen ... 246

Das Menüband anpassen ... 248

Schnell auf Befehle zugreifen ... 252

Kontoeinstellungen ändern ... 254

Kalenderoptionen ändern ... 256

Einstellungen für Aufgaben vornehmen ... 258

Optionen für den Bereich »Personen« anpassen ... 260

Mehr Übersicht in den Listenansichten ... 262

Outlook mit Word und Co. verwenden ... 264

13. Outlook-Daten sichern ... 268

Alte Daten archivieren ... 270

Daten sichern ... 274

Daten wiederherstellen ... 278

Mit Datendateien arbeiten ... 282

Wichtige Tasten und Tastenkombinationen ... 284
Glossar ... 286
Stichwortverzeichnis ... 294