Wie erfasse ich meine Bareinnahmen und -ausgaben richtig? Welches Kassensystem passt zu meinen Anforderungen und wie richte ich das System nach Anschaffung rechtskonform ein? Welche Folgen kann es haben, wenn Bareinnahmen oder -ausgaben falsch erfasst werden? Was gilt es bei der Meldung von Kassensystemen an die Finanzverwaltung, die ab 01.01.2025 elektronisch möglich ist, zu beachten? Diese Fragen stellen sich viele Unternehmerinnen und Unternehmer in den bargeldintensiven Branchen (Gastronomie, Friseurbetriebe, Apotheken u. v. m.).

Die Anforderungen an elektronische Kassensysteme und deren Aufzeichnungen sind in den vergangenen Jahren sukzessive angestiegen. Auch die Prüfungsaktivitäten der Finanzverwaltung steigen signifikant an. Dabei befindet sich auch ein Prüftool namens AmadeusVerify im Einsatz, um Kassenbons und Kassendaten unangekündigt und effizient zu prüfen. Nicht zuletzt deshalb muss auf aussagekräftige Belege und die Einhaltung der Belegausgabepflicht geachtet werden - dem kommt im Rahmen von verdeckten Testkäufen und Kassen-Nachschauen eine hohe Bedeutung zu.

Elektronische Kassenaufzeichnungen sind besonders schutzwürdige Aufzeichnungen, denen ein hohes Steuerausfallrisiko gegenübersteht. Folglich kann die Kassenbuchführung bei gravierenden Aufzeichnungsmängeln verworfen werden. Die Folge: Schätzungsbeträge im Rahmen einer Betriebsprüfung und Bußgelder, die bei rechtzeitiger Beachtung der Vorschriften vermeidbar gewesen wären.

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